Manual de Operações
Operations Manual

Índice · Contents

1. Sobre a Vertice · About Vertice

PT A Vertice Services é uma empresa de contabilidade e consultoria empresarial em Londres, fundada em 2007, com mais de 18 anos de experiência e mais de 10.000 clientes atendidos. Especializa-se em autônomos, startups e empresas em crescimento, oferecendo suporte online por telefone, e-mail e WhatsApp, com foco em conformidade MTD (Making Tax Digital). Horário: seg–sex, 9h30–18h.

EN Vertice Services is a London accounting and business consultancy firm, founded in 2007, with 18+ years of experience and 10,000+ clients served. It specialises in self-employed professionals, startups and growing businesses, offering online support by phone, email and WhatsApp, with a focus on MTD (Making Tax Digital) compliance. Hours: Mon–Fri, 9:30–18:00.

2. Missão e Serviços · Mission & Services

PT Entregar soluções contábeis e empresariais confiáveis que ajudem clientes a abrir, gerir e escalar seus negócios no Reino Unido.

EN To deliver trusted accounting and business solutions that help clients start, run and scale their businesses in the UK.

Linhas associadas · Associated lines: Vertice Services (UK) · Vertice Italy · Vertice Plus (escrituração QuickBooks) · Vertice Studio (marketing) · Metodo Consultancy.

3. Estrutura Organizacional · Organisation

PT A direção é exercida por Rodolfo Basilio (CEO & Diretor). A operação diária é coordenada por Talita Mendes (Gerente Operacional), que supervisiona os departamentos contábeis e a Escrituração. Detalhes e organograma completo no Documento 1 — Organograma.

EN The firm is led by Rodolfo Basilio (CEO & Director). Daily operations are coordinated by Talita Mendes (Operations Manager), who oversees the accounting departments and Bookkeeping. Full chart and detail in Document 1 — Organisation Chart.

4. Departamentos · Departments

4.1 Empresa Limitada · Limited Company

Equipe · Team: Talita Mendes (contadora/gerente), Paulo Veronese (contador/compliance), Rodolfo Basilio (contador/diretor), Erica Barros (administradora), Mirian Martinez (admin & VAT).

PT Responsável por incorporação, contas anuais, Corporation Tax (CT600), trial balance, lançamentos, secretaria societária e correspondência com Companies House/HMRC. · EN Responsible for incorporation, annual accounts, Corporation Tax (CT600), trial balance, journals, company secretarial and Companies House/HMRC correspondence.

4.2 Autônomo / Self-Assessment · Self-Employed

Equipe · Team: Juliana Goncalves (contadora/líder, VAT & Visa), Sidnei Pereira (contador), Taina Soares (admin SE).

PT Registro de autônomos (UTR), declarações de Self-Assessment, restituições, material de visto, consultoria a autônomos. · EN Self-employed registration (UTR), Self-Assessment returns, tax refunds, visa material, self-employed advisory.

4.3 Escrituração · Bookkeeping

Equipe · Team: Mirian Martinez (focal point/VAT) + Daniel, Franciane, Gabriele, Mayara, Rayanna, Thayane (Brasil) e Sergio (Portugal).

PT Escrituração em QuickBooks, conciliação bancária, captura de documentos (Dext), preparação e submissão de VAT (MTD), e preparação de trial balance para as contas anuais. · EN QuickBooks bookkeeping, bank reconciliation, document capture (Dext), VAT preparation and submission (MTD), and trial-balance preparation for annual accounts.

4.4 Folha de Pagamento & RH · Payroll & HR

Responsável · Lead: Adriana Dogaru.

PT PAYE, RTI, CIS, holerites, P11D, pensões (NEST + Pensions Regulator), além de RH interno (contratos, handbook, férias, incentivos). · EN PAYE, RTI, CIS, payslips, P11D, pensions (NEST + Pensions Regulator), plus internal HR (contracts, handbook, holidays, incentives).

4.5 Financeiro · Finance

Equipe · Team: Ivone Vogel (responsável), Fernanda Porretti, Carlos Alberto Pereira.

PT Faturamento, contas a receber/pagar, cobrança (GoCardless/PayPal), conciliações, relatórios financeiros (P&L), escrituração e VAT da própria Vertice (UK e Italy), salários. · EN Billing, AR/AP, collections (GoCardless/PayPal), reconciliations, financial reports (P&L), Vertice's own bookkeeping and VAT (UK & Italy), salaries.

4.6 Produtos Financeiros · Financial Products

Responsável · Lead: Gustavo Mofati.

PT Novo departamento responsável pela divisão de Captação (Funding): empréstimos empresariais, reforço de fluxo de caixa, asset finance, antecipação de recebíveis (invoice discounting), hipotecas/buy-to-let e soluções fintech — em apoio a clientes e à estratégia comercial da Vertice. · EN New department owning the Funding division: business loans, cashflow boost, asset finance, invoice discounting, mortgage/buy-to-let and fintech solutions — supporting clients and Vertice's commercial strategy.

4.7 Atendimento · Reception

Responsável · Lead: Marcela Salles.

PT Chamadas (RingCentral), chat ao vivo do site, triagem do info@, distribuição de leads do formulário web, agendamentos, correspondência, relatório diário de chamadas. · EN Calls (RingCentral), website live chat, info@ triage, web-form lead distribution, bookings, mail, daily call report.

4.8 Assistente do CEO · Assistant to the CEO

Responsável · Lead: Marcia Barbiero.

PT Assistente exclusiva do CEO Rodolfo Basilio: agenda e e-mails do CEO, primeiro contato com leads, follow-up de propostas, apoio a abertura de conta (Bank provider), estruturas internacionais, traduções. · EN Exclusively supports the CEO, Rodolfo Basilio: CEO calendar & emails, first contact with leads, proposal follow-up, bank account opening support (Bank provider), international structures, translations.

4.9 Compliance / MSB · Marketing · Tecnologia & IA

PT Compliance (Paulo): checagens de pré-submissão, registro/renovação HMRC MLR, FCA (RegData/Connect/faturamento) para MSBs, NCA. Marketing (Guilherme/Vertice Studio): marca, conteúdo, redes sociais, Google Ads, SEO, marcas (IPO). Tecnologia & IA (Weslley): suporte de TI, automação e iniciativas de inteligência artificial. · EN Compliance (Paulo): pre-submission checks, HMRC MLR registration/renewal, FCA (RegData/Connect/invoicing) for MSBs, NCA. Marketing (Guilherme/Vertice Studio): brand, content, social, Google Ads, SEO, trademarks (IPO). Technology & AI (Weslley): IT support, automation and AI initiatives.

5. Processos-Chave · Key Processes

5.1 Onboarding de Cliente · Client Onboarding

Limited:

1. Lead recebido (site/indicação) e primeiro contato — Marcela/Marcia/Rodolfo/Talita.
2. Consulta e proposta no AccountancyManager (Bright Manager).
3. Cliente aceita e paga; coleta de KYC e checagem AML em AM (Erica).
4. Incorporação se necessário (Companies House / Inform Direct); registro em AM/SharePoint.
5. Setup de QuickBooks (Vertice Plus); registros de VAT/agente (64-8); PAYE/CIS via Folha.

Self-Employed: consulta (Juliana/Sidnei) → proposta → registro de autônomo/UTR e KYC (Taina) → cadastro em AM/TaxCalc.

5.2 Ciclo de Escrituração e VAT (MTD) · Bookkeeping & VAT Cycle

1. Lembretes ao cliente (e-mail + WhatsApp) para envio de documentos.
2. Coleta e captura de documentos (Dext / SharePoint); pedido de extratos (CSV/PDF).
3. Escrituração no QuickBooks; atualização de bank feed; conciliação bancária.
4. Cálculo do VAT → envio ao adviser e ao cliente para aprovação.
5. Validação de VAT pela Mirian (classificações dos subcontratados) antes do cliente.
6. Após aprovação: submissão via QuickBooks/HMRC ASA → e-mail de confirmação + link de pagamento.
7. Atualização das datas/valores de VAT no AccountancyManager.

5.3 Contas Anuais e Corporation Tax (CT600) · Annual Accounts & CT600

1. Escrituração finalizada e comunicada ao adviser (com Admin em cópia) via AM.
2. Preparação do trial balance (Excel/QuickBooks; Forbes para clientes "paper").
3. Revisão do TB pelo contador; lançamentos (journal entries) no QuickBooks.
4. Contas finais no Forbes; cálculo de Corporation Tax (CT600).
5. Checagens de pré-submissão (Paulo): dados, períodos, VAT × vendas, dividendos, allowances, etc.
6. Submissão a Companies House e HMRC; e-mail de confirmação a Erica + contadores; atualização no AM.

5.4 Self-Assessment · Autônomo

1. Coleta de informações (KYC, rendimentos, UTR).
2. Rascunho da declaração (TaxCalc) e revisão.
3. Submissão da Self-Assessment; instruções de pagamento (SA300/SA302).
4. Restituições, apelações de multa, material de visto (Juliana/Taina) quando aplicável.

5.5 Folha, CIS e Pensões · Payroll, CIS & Pensions

1. Registro de PAYE/CIS no HMRC; cadastro de funcionários.
2. Folha semanal/mensal (BrightPay); submissão de RTI; holerites; impostos do empregador.
3. Submissões e verificações de CIS; reembolsos de CIS; P11D anual.
4. Auto-enrolment de pensão (NEST) + Declaration of Compliance (Pensions Regulator).
5. Lembretes mensais e atendimento a enquiries do HMRC.

5.6 Faturamento, Cobrança & Financeiro · Billing, Collections & Finance

1. Emissão e verificação de faturas (QuickBooks/AccountancyManager).
2. Cobrança via GoCardless/PayPal; pagamentos recorrentes; mandatos.
3. Monitoramento de contas a receber, aging e cobrança de inadimplentes.
4. Conciliações (banco, GoCardless, PayPal); contas a pagar a fornecedores.
5. Conciliação mensal com Rodolfo; relatórios P&L; escrituração/VAT da Vertice (UK e Italy); salários.

5.7 Atendimento & Comunicação · Reception & Communication

PT Canais: telefone (RingCentral), WhatsApp, e-mail (info@ e caixas por departamento), chat ao vivo do site. Leads do formulário web e do info@ são triados pela recepção e distribuídos aos consultores. Documentos sempre arquivados no SharePoint (pasta do cliente) e tarefas no AccountancyManager. · EN Channels: phone (RingCentral), WhatsApp, email (info@ and department inboxes), website live chat. Web-form and info@ leads are triaged by reception and routed to consultants. Documents are always filed in SharePoint (client folder) and tasks tracked in AccountancyManager.

6. Sistemas · Systems

PT Cinco sistemas centrais sustentam a operação: AccountancyManager (gestão da prática), QuickBooks Online (escrituração/VAT), Microsoft 365/SharePoint (produtividade e documentos), WhatsApp Business (comunicação) e o HMRC Gateway/ASA (submissões). Inventário completo, matriz por departamento e por funcionário no Documento 2 — Softwares. · EN Five core systems underpin operations: AccountancyManager (practice management), QuickBooks Online (bookkeeping/VAT), Microsoft 365/SharePoint (productivity & documents), WhatsApp Business (communication) and the HMRC Gateway/ASA (submissions). Full inventory, department and employee matrices in Document 2 — Software Usage.

7. Cadência Operacional · Operating Rhythm

8. Conformidade & Confidencialidade · Compliance & Confidentiality

9. Pessoas & RH · People & HR

PT RH conduzido pela Folha de Pagamento (Adriana), reportando ao CEO: contratos internos e de subcontratados, Employee Handbook e Holiday Policy, calendário de férias, aniversários/vouchers e tratamento de reclamações. Onboarding de novos bookkeepers (dados, e-mail, acessos, SIM via Three, treinamento da Mirian). Recrutamento coordenado pela Talita (Vagas.com). · EN HR is run within Payroll (Adriana), reporting to the CEO: internal and subcontractor contracts, Employee Handbook and Holiday Policy, holiday calendar, birthdays/vouchers and complaint handling. New bookkeeper onboarding (data, email, access, SIM via Three, Mirian's training). Recruitment coordinated by Talita (Vagas.com).

10. Continuidade & Coberturas · Continuity & Cover

11. Documentos Relacionados · Related Documents

• Documento 1 — Organograma · Organisation Chart
• Documento 2 — Softwares por Funcionário e Departamento · Software Usage
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