1. Diagrama do Stack Tecnológico · Technology Stack Diagram
PT Visão geral de todas as ferramentas usadas pela Vertice, agrupadas por categoria funcional. EN Overview of every tool used by Vertice, grouped by functional category.
2. Sistemas por Departamento · Systems by Department
PT Sistemas centrais (usados por todos) e ferramentas especializadas de cada departamento. EN Core systems (used by everyone) and each department's specialised tools.
3. Inventário de Softwares · Software Inventory
| Software | Categoria · Category | Finalidade · Purpose | Principais usuários · Main users |
|---|---|---|---|
| AccountancyManager (AM) "Bright Manager" | Gestão da prática · Practice management | CRM, cadastro de clientes, tarefas, prazos, faturamento, checagens AML · CRM, client records, tasks, deadlines, billing, AML checks | Todos os deptos · All departments |
| QuickBooks Online | Escrituração · Bookkeeping | Razão, conciliação bancária, VAT/MTD, lançamentos · Ledger, bank rec, VAT/MTD, journals | Escrituração, Limitada, Autônomo, Financeiro |
| Xero · FreeAgent · Sage One | Escrituração (alt.) · Bookkeeping (alt.) | Plataformas parceiras certificadas para clientes nesses sistemas · Certified partner platforms for clients on those systems | Contadores / Escrituração |
| Dext | Captura de dados · Data capture | Captura de notas/recibos para o QuickBooks · Receipt/invoice capture into QBO | Escrituração (Mirian é focal) |
| Forbes | Produção de contas · Accounts production | Contas estatutárias finais e cálculo de Corporation Tax · Final statutory accounts & CT computation | Limitada (Talita, Paulo, Mirian, Rodolfo) |
| TaxCalc | Impostos · Tax | Declarações pessoais (SA) e de empresas (CT600) · Personal (SA) & corporation tax returns | Autônomo, Limitada |
| Adobe Acrobat | Documentos · Documents | Conversão de extratos PDF → CSV · Convert bank statements PDF→CSV | Admin Limitada, Escrituração |
| Streem Connect | Dados bancários · Bank data | Obtenção de extratos bancários do cliente · Retrieve client bank statements | Admin Limitada (Erica) |
| HMRC Online / ASA / Gateway | Portal do governo · Gov gateway | RTI, VAT MTD, Self-Assessment, CT, autorização de agente · RTI, VAT MTD, SA, CT, agent auth | Contabilidade e Folha · All accounting/payroll |
| Companies House | Registro público · Gov registry | Incorporação, confirmation statement, arquivamentos · Incorporation, confirmation statements, filings | Limitada, Admin |
| Inform Direct | Secretaria societária · Company secretarial | Transferência de cotas, registros estatutários · Share transfers, statutory registers | Admin Limitada |
| BrightPay / Payroll Manager | Folha · Payroll | Folha, RTI, CIS, holerites, P11D · Payroll, RTI, CIS, payslips, P11D | Folha de Pagamento (Adriana) |
| NEST | Pensões · Pensions | Auto-enrolment de pensão · Auto-enrolment pension | Folha de Pagamento |
| The Pensions Regulator (TPR) | Conformidade · Compliance | Declaration of Compliance · Declaration of Compliance | Folha de Pagamento |
| GoCardless | Pagamentos · Payments | Cobrança por débito direto das taxas · Direct debit collection of fees | Financeiro |
| PayPal | Pagamentos · Payments | Pagamentos online/cartão · Card/online payments | Financeiro |
| Online Banking · Bank provider | Bancos · Banking | Pagamentos, contas a pagar/receber · Payments, AP/AR | Financeiro, Assessoria |
| WhatsApp Business | Comunicação · Communication | Comunicação com clientes em toda a empresa · Firm-wide client communication | Todos · All |
| RingCentral | Telefonia · Telephony | VoIP, roteamento de chamadas, relatórios · VoIP, call routing, reports | Atendimento, Contadores |
| Zoom · Teams · Whereby | Vídeo · Video | Reuniões e consultorias · Meetings & consultations | Áreas com clientes · Client-facing |
| Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel) | Produtividade · Productivity | E-mail, documentos, planilhas · Email, documents, spreadsheets | Todos · All |
| SharePoint / OneDrive | Gestão documental · Document mgmt | Armazenamento de documentos dos clientes · Client document storage | Todos · All |
| FCA RegData / Connect | Regulatório · Regulatory | Relatórios de MSB / instituições de pagamento · MSB/payment-institution reporting | Compliance (Paulo) |
| HMRC MLR · NCA | Regulatório · Regulatory | Supervisão antilavagem, SARs · AML supervision, SARs | Compliance (Paulo, Erica) |
| IPO (Intellectual Property Office) | Jurídico · Legal | Registro de marcas · Trademark registration | Marketing, Admin |
| Social Media · Google Ads · SEO · CMS | Marketing | Marca, campanhas, aquisição, conteúdo do site · Brand, campaigns, acquisition, website content | Marketing (Guilherme) |
| Vagas.com · Amazon · Three · Computer Highway | Apoio / fornecedores · Support / vendors | Recrutamento; vouchers/compras; SIMs móveis; suporte de TI & Forbes · Recruitment; vouchers; mobile SIMs; IT & Forbes support | Operações / RH / TI |
4. Matriz Departamento × Sistema · Department × System Matrix
● = sistema central/diário · core/daily ✓ = utilizado · used
| Departamento · Department | AM | QuickBooks | Forbes | TaxCalc | Dext | HMRC/ASA | Cos House | BrightPay | GoCardless/PayPal | M365/SharePoint | WhatsApp | RingCentral |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Empresa Limitada | ● | ● | ● | ✓ | ✓ | ● | ● | ● | ● | ✓ | ||
| Autônomo / SE | ● | ✓ | ✓ | ● | ● | ✓ | ● | ● | ✓ | |||
| Escrituração | ● | ● | ✓ | ● | ● | ● | ● | |||||
| Folha & RH | ✓ | ● | ● | ● | ● | |||||||
| Financeiro | ● | ● | ✓ | ● | ● | ● | ||||||
| Produtos Financeiros | ● | ✓ | ✓ | ● | ● | ✓ | ||||||
| Atendimento | ✓ | ● | ● | ● | ||||||||
| Marketing | ✓ | ✓ | ||||||||||
| Compliance / MSB | ● | ✓ | ✓ | ● | ● | ● | ✓ | |||||
| Assistente do CEO | ● | ✓ | ✓ | ● | ● | ✓ |
Compliance/MSB também usa FCA RegData/Connect, HMRC MLR, NCA e IPO. Marketing usa Social Media, Google Ads, SEO e CMS. Produtos Financeiros usa plataformas de crédito/funding, asset finance, invoice discounting e fintech. · Compliance/MSB also uses FCA RegData/Connect, HMRC MLR, NCA and IPO. Marketing uses Social Media, Google Ads, SEO and CMS. Financial Products uses lending/funding platforms, asset finance, invoice discounting and fintech.
5. Softwares por Funcionário · Software by Employee
| Funcionário · Employee | Departamento · Department | Principais sistemas · Main systems |
|---|---|---|
| Rodolfo Basilio | Diretoria / Limitada | AccountancyManager, Outlook, Zoom/Teams, WhatsApp, Excel, TaxCalc, HMRC, Calendar |
| Talita Mendes | Operações / Limitada | AccountancyManager, QuickBooks, Forbes, Excel, HMRC, Companies House, SharePoint, Zoom/Teams, Vagas.com, WhatsApp |
| Paulo Veronese | Limitada / Compliance | AccountancyManager, Forbes, QuickBooks, Companies House, HMRC, SharePoint, Excel, FCA (RegData/Connect), HMRC MLR, NCA |
| Erica Barros | Limitada (Admin) | AccountancyManager, QuickBooks, Companies House, Inform Direct, HMRC, Adobe Acrobat, Streem Connect, SharePoint, RingCentral, IPO |
| Mirian Martinez | Escrituração (Focal) / VAT | QuickBooks, AccountancyManager, Dext, Forbes, HMRC ASA, SharePoint, Outlook, Excel, WhatsApp, Three, Computer Highway |
| Juliana Goncalves | Autônomo (Líder) | QuickBooks, TaxCalc, HMRC, Companies House, Outlook, Whereby/Zoom/Teams, OneDrive/SharePoint, RingCentral, WhatsApp, Excel |
| Sidnei Pereira | Autônomo | QuickBooks, TaxCalc, HMRC, Companies House, Outlook, Zoom/Teams, OneDrive, WhatsApp/RingCentral |
| Taina Soares | Autônomo (Admin) | AccountancyManager, HMRC, TaxCalc, SharePoint, Outlook, Companies House (forms 64-8/SA) |
| Marcia Barbiero | Assessoria do CEO | Outlook (agenda/e-mail), AccountancyManager, HMRC, SharePoint, WhatsApp, Bank provider (forms), IPO |
| Ivone Vogel | Financeiro (Resp.) | QuickBooks, Excel, Online Banking, GoCardless, PayPal, HMRC, BrightPay (journal), Bank platform |
| Fernanda Porretti | Financeiro | QuickBooks, AccountancyManager, GoCardless, Bank portal, Outlook, WhatsApp, Excel |
| Carlos Alberto Pereira | Financeiro | QuickBooks, AccountancyManager, GoCardless, Bank portal, Outlook, WhatsApp, Excel |
| Adriana Dogaru | Folha & RH (Resp.) | BrightPay / Payroll Manager, AccountancyManager, HMRC ASA, NEST, The Pensions Regulator, Excel, Outlook, Word, SharePoint, Amazon, WhatsApp |
| Daniel Nogueira + equipe BR/PT | Escrituração | QuickBooks, AccountancyManager, Dext, HMRC, Outlook, WhatsApp, SharePoint, Excel |
| Gustavo Mofati | Produtos Financeiros (Resp.) | AccountancyManager, Excel, Outlook, WhatsApp, HMRC; plataformas de crédito/funding, asset finance, invoice discounting e fintech (a definir) · lending/funding platforms (to be defined) |
| Marcela Salles | Atendimento | RingCentral, Live Chat (site), WhatsApp, Outlook Calendar, AccountancyManager, e-mail info@ |
| Guilherme Augusto | Marketing | Website/CMS, Facebook, Instagram, LinkedIn, X/Twitter, YouTube, Google Ads, SEO, Email Marketing, IPO (marca) |
| Weslley Harakawa | Tecnologia e IA | Ferramentas de TI/automação e IA (em definição) · IT/automation & AI tooling (being defined) |
PT Conclusão: cinco sistemas formam a espinha dorsal da Vertice — AccountancyManager, QuickBooks Online, Microsoft 365/SharePoint, WhatsApp Business e o HMRC Gateway. A padronização em torno deles é alta; as ferramentas especializadas (Forbes, TaxCalc, BrightPay, Dext, GoCardless, FCA) atendem a fluxos específicos por departamento.
EN Conclusion: five systems form Vertice's backbone — AccountancyManager, QuickBooks Online, Microsoft 365/SharePoint, WhatsApp Business and the HMRC Gateway. Standardisation around them is high; specialist tools (Forbes, TaxCalc, BrightPay, Dext, GoCardless, FCA) serve department-specific workflows.
EN Conclusion: five systems form Vertice's backbone — AccountancyManager, QuickBooks Online, Microsoft 365/SharePoint, WhatsApp Business and the HMRC Gateway. Standardisation around them is high; specialist tools (Forbes, TaxCalc, BrightPay, Dext, GoCardless, FCA) serve department-specific workflows.
Vertice Services Ltd · Manual de Operações / Operations Manual · Documento 2/5 — Softwares / Software Usage